Datenschutzerklärung
Stand: 1. Juli 2026
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Website bausento.de und der SaaS-Anwendung Bausento (nachfolgend "Dienst"). Die Verarbeitung erfolgt nach Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
| Firma | Voisento GmbH |
| Anschrift | Röhrer Weg 8, 71032 Böblingen, Deutschland |
| Geschäftsführer | Michael Wichterich |
| kontakt@voisento.de | |
| Telefon | +49 7034 9499267 |
Einen externen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht erfüllt sind. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.
2. Hosting und Bereitstellung des Dienstes
Der Dienst wird in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main betrieben. Die Datenbank und alle Anwendungsdaten werden ausschließlich in der Europäischen Union gespeichert. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS 1.3, gespeicherte Daten werden mit AES-256 verschlüsselt.
Web-Hosting (Landingpage)
Die Auslieferung der Landingpage erfolgt über Vercel Inc. mit europäischer Edge-Region (Frankfurt). Bei jedem Aufruf werden technisch notwendige Server-Logs verarbeitet (siehe Abschnitt 3 a).
Anwendung und Datenbank
Die Datenbank, Authentifizierung und Datei-Speicherung werden über Supabase Inc. in der Region eu-central-1 (Frankfurt) betrieben.
3. Verarbeitete Daten und Zwecke
a) Server-Logs beim Besuch der Website
Beim Aufruf der Website werden automatisch folgende Daten verarbeitet: IP-Adresse (gekürzt nach 7 Tagen), Datum und Uhrzeit, abgerufene URL, Referrer-URL, User-Agent (Browser, Betriebssystem), HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge. Zweck ist die technische Bereitstellung, Stabilität, Sicherheit (Abwehr von Angriffen, Bot-Erkennung) sowie Fehleranalyse.
b) Account- und Vertragsdaten
Bei der Registrierung und Vertragsabwicklung verarbeiten wir: Firmenname, Vor- und Nachname der ansprechbaren Person, geschäftliche E-Mail-Adresse, geschäftliche Telefonnummer (optional), Rechnungsadresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (optional), Zahlungsdaten (siehe Abschnitt 6, Stripe), Login-Daten (E-Mail und Passwort-Hash). Zweck ist die Vertragsanbahnung, der Vertragsabschluss und die laufende Vertragsdurchführung einschließlich Rechnungsstellung.
c) Nutzungsdaten innerhalb des Dienstes
Im laufenden Betrieb des Dienstes verarbeiten wir folgende von Nutzern erzeugte Inhalte:
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Audio-Aufnahmen | Sprachaufnahmen der Baustellenaufnahme, dauerhaft als Rohdatei gespeichert bis zur Löschung durch Nutzer |
| Transkripte | Aus Audio erzeugter Volltext, technische Verarbeitung über Speech-to-Text |
| Foto-Uploads | Baustellenfotos, max. 8 MB pro Datei, Formate JPEG, PNG, WebP, HEIC, inklusive EXIF-Metadaten sofern enthalten |
| Strukturierte Aufnahmedaten | Aus Sprache extrahierte Felder (Kunde, Adresse, Maße, Materialien, Notizen) |
| Erzeugte PDFs | Generierte Aufmaß-Bögen und Begleitdokumente |
| Telemetrie | Geräteklasse, Browser-Version, App-Version, Fehlermeldungen, Performance-Metriken |
| Telefonie-Daten (optional) | Bei Nutzung der KI-Telefonie (ein- und ausgehend / Outbound): Telefonnummern, Anrufaufzeichnungen, Gesprächstranskripte sowie Verbindungs- und Metadaten |
Zweck ist die Erbringung der vertraglich vereinbarten SaaS-Leistung. Inhalte werden ausschließlich im Auftrag des Kunden verarbeitet, der hierfür Verantwortlicher im Sinne der DSGVO bleibt. Die rechtliche Ausgestaltung erfolgt durch den Auftragsverarbeitungsvertrag (siehe AVV).
d) Kontaktaufnahme
Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir die Kontaktdaten sowie den Inhalt der Anfrage zur Bearbeitung und zur Beantwortung.
e) E-Mail-Versand
Transaktionale E-Mails (Bestätigungen, Rechnungen, Versand der erzeugten PDFs an die vom Nutzer angegebene Empfängeradresse) werden über den Dienstleister Resend versendet (siehe Abschnitt 6).
4. Rechtsgrundlagen
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für die Bereitstellung des Dienstes, Account-Verwaltung, Rechnungsstellung und Versand transaktionaler E-Mails.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) für die Aufbewahrung von Rechnungen und steuerlich relevanten Unterlagen nach §§ 147 AO, 257 HGB.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für Server-Logs, IT-Sicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchsabwehr sowie Direktwerbung an Bestandskunden im Rahmen von § 7 Abs. 3 UWG.
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für optionale Cookies, Newsletter oder weitere Analytics, sofern eingesetzt.
- Art. 28 DSGVO als Grundlage für die Verarbeitung von Kundeninhalten im Rahmen der Auftragsverarbeitung.
5. Speicherdauer und Löschung
- Server-Logs: IP-Adressen werden nach 7 Tagen anonymisiert, vollständige Logs werden nach 30 Tagen gelöscht.
- Account- und Inhaltsdaten: Speicherung für die Dauer des Vertrages. Nach Vertragsbeendigung werden personenbezogene Inhalte (Audio, Fotos, Transkripte, PDFs, Aufnahme-Datensätze) innerhalb von 30 Tagen produktiv gelöscht.
- Backup-Rotation: Backups werden in einer rollierenden 90-Tage-Rotation gehalten und nach Ablauf automatisch überschrieben. Eine isolierte Löschung aus laufenden Backups erfolgt nicht, ist aber durch die Rotation spätestens nach 90 Tagen abgeschlossen.
- Rechnungen und steuerlich relevante Belege: Aufbewahrung gemäß handels- und steuerrechtlicher Pflichten in der Regel 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
- Kontaktanfragen: Löschung, sobald der Vorgang abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, spätestens nach 3 Jahren.
6. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir setzen sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.
| Dienstleister | Zweck | Region |
|---|---|---|
| Vercel Inc., USA | Hosting der Landingpage und Edge-/Serverless-Funktionen | EU (Frankfurt), Anbietersitz USA |
| Supabase Inc., USA | Datenbank, Authentifizierung, Datei-Speicherung | EU (eu-central-1, Frankfurt), Anbietersitz USA |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Zahlungsabwicklung, Kartendaten werden direkt bei Stripe erhoben, nicht auf unseren Servern gespeichert | EU (Irland) |
| Resend Inc., USA | Versand transaktionaler E-Mails (Bestätigungen, Rechnungen, PDF-Versand) | EU-Region, Anbietersitz USA |
| Brevo (Sendinblue SAS), Frankreich | Versand von E-Mails (transaktional sowie Marketing/Newsletter) | EU/EWR, kein Drittlandtransfer |
| OpenAI Ireland Ltd. | Speech-to-Text (Whisper) zur Transkription von Audio-Aufnahmen sowie Strukturierung der Transkripte und Analyse hochgeladener Baustellenfotos über Sprachmodelle (GPT). Nutzung der Daten zum Modelltraining ist vertraglich ausgeschlossen. | EU-Vertragspartner (Irland), Verarbeitung kann in den USA stattfinden, Übermittlung über Standardvertragsklauseln (SCC) |
| Google Ireland Ltd. | Strukturierung von Transkripten und Analyse von Baustellenfotos über Sprachmodelle (Gemini API / Vertex AI). Nutzung der Daten zum Modelltraining ist vertraglich ausgeschlossen. | EU-Vertragspartner (Irland), Verarbeitung kann im Drittland stattfinden, Übermittlung über Standardvertragsklauseln (SCC) |
| Twilio Inc., USA | Bereitstellung von Telefonnummern und Anrufweiterleitung für die Telefonie-Funktion | USA, Übermittlung über Standardvertragsklauseln (SCC) |
| ElevenLabs Inc., USA | Sprachsynthese (Text-to-Speech) für die Telefonie-Funktion. Kostenpflichtige API ohne Nutzung der Daten zu Trainingszwecken. | USA, Übermittlung über Standardvertragsklauseln (SCC) |
7. Drittlandübermittlung
Soweit Anbieter mit Sitz außerhalb der EU eingebunden sind oder Datenverarbeitungen im Drittland stattfinden können (insbesondere OpenAI Ireland Ltd. und Google Ireland Ltd. für die KI-gestützte Transkription, Textstrukturierung und Bildanalyse sowie, für die Telefonie-Funktion, Twilio Inc. und ElevenLabs Inc. in den USA), erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie ergänzender Schutzmaßnahmen (Verschlüsselung, vertragliches Verbot der Datennutzung zu eigenen Zwecken, Datenminimierung). Für Übermittlungen in die USA bei zertifizierten Anbietern stützen wir uns zusätzlich auf den EU-US Data Privacy Framework, soweit dieser anwendbar ist.
8. Cookies und Analytics
Die Landingpage setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb und die Sicherheit erforderlich sind. Diese sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG einwilligungsfrei.
Innerhalb der Anwendung werden technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichermechanismen (LocalStorage) für die Sitzungsverwaltung, Authentifizierung und Offline-Funktionalität (Progressive Web App) eingesetzt. Auch hierfür ist keine Einwilligung erforderlich.
Eine Webanalyse oder Marketing-Tracking mit Drittanbietern (z. B. Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel oder vergleichbare Dienste) setzen wir derzeit nicht ein. Optionale Analyse- und Marketing-Dienste aktivieren wir ausschließlich nach Ihrer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung über unser Consent-Banner (§ 25 Abs. 1 TTDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Auswahl können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß anpassen oder mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bis zu einer Einwilligung werden nur technisch notwendige Speichermechanismen verwendet.
9. Betroffenenrechte
Sie haben jederzeit folgende Rechte:
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an kontakt@voisento.de.
10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für die Voisento GmbH ist zuständig: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitungstätigkeit ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter bausento.de/datenschutz abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen, die bestehende Vertragsverhältnisse betreffen, informieren wir aktiv per E-Mail.